Pernahkah
kita mengalami kesulitan pada saat membuat surat yang dituju kebanyak orang?
Kita sering kali menuliskan satu persatu dan akan memerlukan wajtu yang sangat
lama. Sebenernya, Microsoft Word telah menyediakan fasilitas mail merge untuk
memudahkan hal tersebut, sehingga kita tidak perlu membuat satu persatu surat
tersebut.
Mailmerge
terdiri dari dua bagian yang penting, yaitu :
1. main
dokumen, berisi surat atau sebagian informasi yang akan diperbanyak
2. source
data, berisi data nama dan alamat yang akan digabungkan atau informasi khusus
lainnya yang dapat membedakan isi surat antara satu dengan yang lainnya
Cara
membuatnya adalah sebagai berikut:
1. siapkan dokumen
atau surat yang akan di perbanyak.
2. pilih tab
mailings dan kemudian pilih start mail merge dan pilih step by step mail merge
wizard.
3. kemudian
akan muncul dialog box disebelah kanan, pilih letter dan next starting
document.
4. pilih use
the current document kemudian next : select recipients.
5. pilih
user the current document artinya dokumen yang dipilih adalah dokumen yang
digunakan saat ini.
6. setelah
memilih main document maka selanjutnya adalah memilih recipients atau daftar
data-data yang akan dimasukan. Pilih create
7.kemudian
muncul kotak dialog new address list dimana kita diminta untuk memasukan no
induk dan nama dosen yang diminta. Dalam keadaan standart wizard tidak
menyidiakan item-item field yang diminta semeperti NID dan Nama, kita dapat
create field baru sesuai dengan yang diinginkan dalam surat yang sudah kita
buat sebelumnya.
8. buatlah
field baru jika tidak ingin mengikuti field-field yang sudah ada. Dengan
mengklik cuztomize columns.
9. untuk
menambah field names sesuai dengan yang kita inginkan, pilih add... dan
kemudian isikan field names yang seseuai dengan isi surat disini kita
menambahkan dua buah field names yaitu NID dan NAMA. Setelah itu klik OK.
10. setalah
semua field name selesai dibuat word akan meminta menyimpan nama data mail
merge yang sudah selesai words akan meminta menyimpan nama data main merge.
11. pada
kotak file name kita berikan nama data
dosen.
12. setelah
selesai membuat file data mailmerge, kita harus mengisikan field-field tersebut
dengan data-data NID dan nama yang sudah didaftarkan dalam surat tugas
tersebut. Arahkan kursor ke kotak data source dan klik data dosen.mdb
13. masukan
NID dan NAMA yang diinginkan, jika ingin menambahkan data pilih new entry atau
jika ingin menghapus data tersebut pilih delete entry. Kemudian pilih OK. Dan
kemudian word meminta update data pilih YES.
14. kemudian
word akan meminta memperbaharui data. Klik yes
15. setelah
semuanya selesai dikerjakan, maka words akan kembali ke lembar surat yang akan
diberikan main merge.
16.
field-field yang sudah kita buat tadi, akan disisipkan NIDN dan NAMA
17. letakan
kursor di sebelah tanda “:”
18.
klikinsert merge field yang terdapat pada tab mailings
19. kemudian
pilihlah fielf names yang sesuai atau yang sudah dibuat sebelumnya, di contoh
ini pilih NID dan NAMA
20. maka
bentuk surat akan seperti gambar dibawah ini
21. pada
gambar diatas terdapat field name “<<NID>>” dan
“<<NAMA>>”. Ini artinya surat yang dibuat udah dapat digunakan mail
merge.
22. terakhir
adlah menjalankan mailmerge itu sendiri, dengan cara klik 
23. maka
surat akan menampilkan data-data mail merge yang telah kita masukan sebelumya
Tidak ada komentar:
Posting Komentar